Trucos de Excel: atajos de teclado, fórmulas y consejos prácticos

Los trucos de Excel que más tiempo ahorran son los atajos de teclado (Ctrl+; para la fecha, F4 para fijar referencias, Ctrl+T para crear tablas), la selección rápida con F8 e Ir a Especial, el Relleno rápido y funciones modernas como BUSCARX. Esta guía los agrupa por tema y los actualiza a Excel para Microsoft 365 y Excel 2021.

Antes de empezar: idioma de Excel y teclado

Los atajos que usan letras cambian según el idioma de la interfaz de Excel. En Excel en español, Ctrl+N aplica negrita y Ctrl+G guarda el libro; en Excel en inglés, la negrita es Ctrl+B y guardar es Ctrl+S. Los atajos con números, teclas de función (F2, F4, F8, F9) y símbolos suelen ser iguales en ambos idiomas.

La página oficial de Microsoft con la lista de métodos abreviados indica que sus combinaciones hacen referencia a la distribución del teclado de España. En un teclado latinoamericano algunos símbolos, como el punto y coma o el apóstrofo, están en otra tecla, pero la combinación es la misma. Si un atajo de letra no responde, prueba la variante del otro idioma que aparece en la tabla siguiente.

Tabla de atajos de teclado esenciales

Esta tabla reúne y corrige los atajos que publicamos en varios artículos desde 2014. Por ejemplo, la fecha actual no se inserta con Ctrl y el signo más (esa combinación inserta celdas), sino con Ctrl+punto y coma.

Para más combinaciones puedes revisar también nuestra lista de teclas rápidas útiles para Excel.

Seleccionar y moverse más rápido

Rangos grandes sin arrastrar el mouse

Arrastrar el mouse en rangos extensos suele terminar en una selección más grande de lo que querías. Es más preciso hacer clic en la primera celda, mantener presionada Mayús y hacer clic en la última: Excel selecciona todo el rectángulo entre ambas.

Con el teclado, Ctrl+Mayús+flecha extiende la selección hasta la última celda con datos de la fila o columna, y Ctrl+flecha solo mueve el cursor hasta ese extremo. Ctrl+Inicio lleva a la celda A1 y Ctrl+Fin a la última celda usada de la hoja.

Modo extendido con F8

Presiona F8 en la celda inicial: en la barra de estado aparece Selección extendida y cualquier clic o flecha amplía el rango desde esa celda. Vuelve a presionar F8 para desactivarlo. Es muy útil en portátiles con touchpad, donde mantener Mayús y hacer clic es incómodo.

Rangos no contiguos

• Con el mouse: selecciona el primer rango, mantén Ctrl y selecciona los demás.
• Solo con teclado: selecciona el primer rango, presiona Mayús+F8 (modo agregar a la selección), muévete con las flechas al inicio del siguiente rango y amplíalo con Mayús+flechas. Repite Mayús+F8 para cada rango nuevo.

Filas, columnas y región actual

Ctrl+barra espaciadora selecciona la columna completa y Mayús+barra espaciadora la fila completa. Para seleccionar el bloque de datos que rodea a la celda activa (hasta la primera fila y columna vacías) usa Ctrl+Mayús+*. Ctrl+Av Pág y Ctrl+Re Pág cambian a la hoja siguiente o anterior del libro.

Trucos con fórmulas y cálculo

Fijar referencias con F4

Mientras escribes una fórmula, coloca el cursor sobre una referencia (por ejemplo A1) y presiona F4: Excel recorre las cuatro combinaciones de referencia absoluta, mixta y relativa. Así evitas escribir a mano los signos que fijan la fila o la columna antes de copiar la fórmula hacia abajo.

Copiar desde la celda de arriba

Ctrl+' copia en la celda activa la fórmula de la celda superior tal como está escrita (sin ajustar referencias) y la deja en modo edición. Ctrl+Mayús+" copia solo el valor. El truco antiguo de copiar hacia la izquierda con Ctrl+D era incorrecto: Ctrl+D rellena hacia la derecha en Excel en español y hacia abajo en Excel en inglés.

Números aleatorios que no cambien

Para generar enteros al azar usa ALEATORIO.ENTRE(inferior; superior), por ejemplo =ALEATORIO.ENTRE(1;10). El valor cambia cada vez que la hoja se recalcula. Para dejarlo fijo, copia las celdas y usa Pegado especial (Ctrl+Alt+V) con la opción Valores. El separador de argumentos puede ser punto y coma o coma según la configuración regional de Windows.

Cálculo manual en libros pesados

Si un libro con miles de fórmulas tarda en responder cada vez que escribes un dato, cambia a cálculo manual. El antiguo menú Herramientas > Opciones ya no existe: ahora se hace desde Archivo > Opciones > Fórmulas, en Opciones de cálculo, marcando Manual (también está en la pestaña Fórmulas > Opciones para el cálculo). Después calcula con F9 (todos los libros abiertos) o Mayús+F9 (solo la hoja activa). No olvides volver a Automático: con cálculo manual es fácil leer resultados desactualizados.

Funciones modernas que conviene conocer

• BUSCARX: reemplaza a BUSCARV y BUSCARH; busca en cualquier dirección y no se rompe al insertar columnas. Si aún usas la función clásica, revisa nuestra guía de BUSCARV en Excel.
• FILTRAR y ÚNICA: devuelven matrices dinámicas que se "desbordan" en las celdas vecinas; sirven para listas filtradas o sin repetidos que se actualizan solas.
• SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO: siguen siendo la forma más rápida de sumar con condiciones; ver SUMAR.SI con un ejemplo fácil.

Estas funciones de matriz dinámica están disponibles en Excel para Microsoft 365 y en Excel 2021 o posterior. Para depurar una fórmula larga, usa la herramienta de evaluar fórmulas por partes.

Formato de celdas

Negrita, cursiva, subrayado y tachado

Selecciona la celda (o parte del texto en modo edición) y usa Ctrl+N, Ctrl+K, Ctrl+S y Ctrl+5 en Excel en español. Para todo lo demás (bordes, alineación, formatos de número, protección) abre el cuadro Formato de celdas con Ctrl+1.

Escribir fracciones sin que se conviertan en fecha

Si escribes 2/5 en una celda con formato General, Excel lo interpreta como una fecha (2 de mayo). Escribe un cero, un espacio y la fracción: 0 2/5. La celda muestra 2/5, pero Excel guarda el valor 0,4 y puedes calcular con él. Para números mixtos escribe, por ejemplo, 1 3/4. Si la fracción es solo texto y no vas a calcular con ella, aplica antes el formato Texto.

Copiar el ancho de una columna

Copia una celda de la columna que tiene el ancho correcto, selecciona la columna de destino y abre Pegado especial (Ctrl+Alt+V o Inicio > Pegar > Pegado especial). Elige Ancho de las columnas y acepta: se copia el ancho sin tocar los datos.

Otros formatos útiles

• Alt+Entrar crea un salto de línea dentro de la celda, útil en encabezados largos.
• Ctrl+Mayús+% aplica formato de porcentaje sin decimales.
• Para mostrar unidades (m³/s, kg, mm) sin convertir el número en texto, usa un formato personalizado: ver unidad personalizada en una celda.
• Para que una tabla larga sea legible, aplica formato condicional y resalta filas alternas.

Datos, tablas y hojas

Convertir un rango en tabla

Coloca el cursor dentro de los datos y presiona Ctrl+T. La tabla se amplía sola al agregar filas, incorpora filtros en los encabezados, mantiene el formato con bandas y permite usar referencias con el nombre de las columnas. Las fórmulas escritas en una columna de la tabla se copian automáticamente al resto de filas.

Relleno rápido

Si tienes una columna con "Pérez, Juan" y escribes "Juan" en la columna vecina, presiona Ctrl+Mayús+E (Excel en español) o usa Datos > Relleno rápido: Excel detecta el patrón y completa el resto. Sirve para separar nombres, extraer códigos o unir textos sin fórmulas.

Ir a Especial: seleccionar solo lo que necesitas

Presiona F5 (o Inicio > Buscar y seleccionar > Ir a) y haz clic en Especial. Algunas opciones útiles:

• Constantes con solo la casilla Números marcada: selecciona los valores numéricos escritos a mano, sin las fórmulas. Ideal para borrar datos de entrada y reutilizar una planilla.
• Espacios en blanco: selecciona las celdas vacías del rango, por ejemplo para borrar celdas en blanco entre datos.
• Región actual: equivale a Ctrl+Mayús+*.
• Fórmulas y Notas: ubican celdas calculadas o con anotaciones.

En el propio cuadro Ir a también puedes escribir una referencia (por ejemplo B2:H500) y pulsar Aceptar para seleccionar ese rango al instante.

Listas desplegables y autocompletar

En una celda con validación de datos, Alt+flecha abajo abre la lista de opciones sin usar el mouse. Cuando cargas valores repetidos en una columna, Autocompletar propone lo que ya escribiste más arriba; basta con presionar Entrar para aceptar la sugerencia. Si la columna termina con duplicados, límpialos con Quitar duplicados.

Trabajar con varias hojas

• Cambiar el nombre: doble clic en la pestaña, escribe el nombre y presiona Entrar.
• Mover una hoja: arrastra la pestaña a la nueva posición.
• Copiar una hoja: mantén Ctrl mientras arrastras la pestaña, o clic derecho > Mover o copiar > marcar Crear una copia.
• Agrupar hojas: Mayús+clic en la última pestaña selecciona hojas consecutivas; Ctrl+clic agrega hojas sueltas. Todo lo que escribas o formatees se aplicará a todas las hojas agrupadas, así que desagrupa (clic en una pestaña fuera del grupo) al terminar.

Para que los encabezados sigan visibles al desplazarte por una tabla larga, inmoviliza filas y columnas.

Impresión

• Imprimir solo una parte: selecciona el rango y ve a Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
• Repetir encabezados en cada página: Diseño de página > Imprimir títulos y, en Repetir filas en extremo superior, indica la fila de encabezados.
• Que todo quepa en una hoja: en Archivo > Imprimir (Ctrl+P), cambia Sin escalado por Ajustar hoja en una página, o en Configurar página elige ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto. Si el texto queda muy pequeño, ajusta solo el ancho y deja el alto libre.
• Controlar los cortes: Vista > Vista previa de salto de página permite arrastrar los saltos con el mouse antes de imprimir o exportar a PDF.

Productividad y personalización

Abrir una planilla automáticamente al iniciar Excel

La ruta que se usaba en Office 2003 (carpeta OFFICE11\XLSTART) ya no aplica. Cualquier libro o plantilla que guardes en la carpeta XLStart se abre al iniciar Excel. Para encontrar su ruta: Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Ubicaciones de confianza. Otra opción es definir una carpeta alternativa en Archivo > Opciones > Avanzadas > General, en el cuadro Al inicio, abrir todos los archivos en. Para que deje de abrirse, borra o mueve el archivo de esa carpeta.

Barra de herramientas de acceso rápido

Las antiguas barras de herramientas, cuyos botones se movían con Alt, fueron reemplazadas por la cinta de opciones. Los comandos que usas a diario (Pegar valores, Ordenar, Quitar duplicados) puedes agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido: clic derecho sobre el comando > Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Al presionar Alt, cada botón de la cinta y de esa barra muestra una letra (KeyTips) para activarlo desde el teclado.

Notas y comentarios

El clásico "Insertar comentario" ahora se llama nota (Revisar > Notas > Nueva nota, o Mayús+F2). Los comentarios actuales son conversaciones con respuestas, pensados para trabajar en equipo (Revisar > Nuevo comentario, o Ctrl+Mayús+F2). Para dejar una aclaración sobre cómo se calculó un dato, usa una nota.

Automatizar y proteger

Si repites la misma secuencia de pasos cada semana, grábala como macro: ver cómo comenzar con macros en Excel. Y antes de compartir una planilla de cálculo con otras personas, protege las celdas con fórmulas para que solo se puedan editar las de entrada.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Microsoft Support. Métodos abreviados de teclado de Excel.
• Microsoft Support. Buscar y seleccionar celdas que cumplan condiciones específicas.
• Microsoft Support. Cambiar la precisión, la iteración o el recálculo de fórmulas.
• Microsoft Support. Función ALEATORIO.ENTRE y Función BUSCARX.
• Microsoft Support. Mostrar números como fracciones.
• Microsoft Support. Abrir automáticamente un libro al iniciar Excel.
• Microsoft Support. La diferencia entre notas y comentarios encadenados.
• Microsoft Support. Repetir filas o columnas específicas en cada página impresa y Escalar una hoja de cálculo.
• Microsoft Learn. Cómo evitar que los archivos se abran automáticamente en Excel (carpeta XLStart y carpeta de inicio alternativa).
• Excel Total. Atajos de teclado en Excel (probados en versiones en español).